¿Cómo se hace el presupuesto paso a paso?

Una de las claves para tener un buen manejo de nuestras finanzas personales, es planear cuánto de nuestro ingreso se va a destinar para cada una de las diferentes necesidades de ahorro, gasto e inversión; y ajustarse a dicho plan.

En este artículo te enseñaremos todo lo que debes tener en cuenta para realizar tu propio presupuesto de flujo de caja; además al final de la página podrás descargar nuestra plantilla de Excel, para que lo construyas mucho más fácil.

‍¿Qué es un presupuesto de flujo de caja?

Es la herramienta que por excelencia utilizan personas y empresas para facilitar la planeación financiera en el que se registran todas las entradas y salidas de dinero que tenemos proyectadas en un periodo determinado. 

Sirve para saber cuánto nos sobra o nos queda faltando al final de cada periodo, y de esta manera identificar no sólo qué ajustes debemos realizar en los montos de nuestros ingresos y gastos, sino también ver de qué manera podemos acomodar los gastos en las fechas que más nos convengan. Por ejemplo, organizarse para mercar en la segunda quincena, porque en la primera se debe pagar el arriendo y las facturas de servicios públicos.

Para que sea más fácil de entender, te mostramos un ejemplo sencillo de cómo se vería un flujo de caja para los 3 primeros meses del año.

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‍¿Cómo elaboramos nuestro presupuesto de flujo de caja?

Antes de empezar a elaborar nuestro presupuesto revisemos las siguientes sugerencias:

• Realiza tu presupuesto para todo el año.
• Cuando se trate de un presupuesto familiar y las decisiones de gasto y/o ahorro no recaigan sólo en ti, deberás estar acompañado de quién o quiénes intervengan en tales decisiones.
• Al elegir la periodicidad para realizar la proyección, lo ideal es que sea igual al tiempo en el que recibes tu ingreso principal; es decir, si eres empleado y te pagan de forma quincenal, la proyección también deberá ser quincenal.
• Apóyate en tus recibos de pago, extractos bancarios, facturas u otros registros que te permitan conocer el valor exacto de cada ingreso o gasto, no es recomendable que uses valores aproximados, pues estos nos pueden llevar a realizar cálculos alejados a la realidad.
• Sé cuidadoso ubicando cada ingreso o gasto en el periodo que corresponda; es decir, si estás haciendo un flujo de caja semanal o quincenal y el arriendo lo debes pagar en los primeros 5 días del mes, este deberá ubicarse en el primer periodo de cada mes.

Ahora sí, cómo hacer tu presupuesto paso a paso ¡Manos a la Obra!

Paso 1. Ingresos.

Los ingresos son todas aquellas entradas de dinero que recibimos. Estos se generan por diferentes conceptos, tales como: salario, mesada, subsidio, venta de bienes o servicios, rendimiento sobre inversiones, herencia, derechos por patente, entre otros.

• Realiza un listado de las diferentes fuentes de ingreso, lo ideal es realizar el registro de cada ingreso en una fila independiente, detallando el origen de dicha fuente.
• Registra los ingresos netos; es decir, debes incluir el valor que realmente recibes en tu mano. Para el caso de los empleados, se obtiene luego de restar al salario las deducciones de: salud, pensión, retención en la fuente, fondo de solidaridad, entre otras.
• Si tienes un contrato con un salario fijo, es necesario verificar si cada vez que te pagan, el valor que recibes es igual; lo anterior debido a que, si el pago lo recibes de forma semanal o quincenal, pueden existir subsidios o deducciones que se apliquen sólo a uno de estos periodos y por tanto existir variaciones entre uno y otro, de ser así es importante que así mismo lo registres en tu flujo de caja.
• Si ocasionalmente recibes ingresos extras, por ejemplo, bonificaciones. Estos no deberán incluirse en la proyección del flujo de caja. Debido a que al no ser seguro que los vayamos a recibir, no debemos contar con estos. Este tipo de ingresos cuando llegan, se convierten en una excelente ayuda para cumplir más rápido nuestras metas de ahorro o pagar algunas deudas.
• Si tu ingreso es variable, te recomendamos que cuando realices el presupuesto de flujo de caja seas conservador con el valor de ingresos que vas a registrar, para ello puedes realizar el siguiente ejercicio. Haz una lista de los ingresos mes a mes que recibiste en el último año, ordénalos de menor a mayor y elimina los 3 valores más altos (barras verde claro). Luego promedia los valores restantes (barras verde oscuro). El resultado será el valor que deberías registrar como ingreso.

Paso 2. Ahorro.

Ahorrar consiste en separar una parte de nuestras entradas de dinero, para luego hacer inversiones que a futuro nos permitan tener un mayor ingreso o bienestar financiero.

Recuerda separar tu ahorro antes de comenzar a gastar, siempre debe ser la prioridad. Como mínimo reservar el 10% de tu ingreso y si puedes ahorrar más, mucho mejor.

• Identifica y registra tus objetivos de ahorro, el valor que debes alcanzar para llegar a cada una de las metas, el tiempo en el que deseas conseguirlas y donde realizarás dicho ahorro.
• Dividiendo el valor de cada meta, en el número de meses en que deseas conseguirla, conocerás el valor mínimo que deberías ahorrar mes a mes.
• Identifica si existen periodos en los cuales podrás realizar aportes extras para lograr tu objetivo y registra el mayor ahorro para esos periodos en el flujo de caja.
• Si tienes ahorros que has realizado en periodos anteriores, no debes registrarlos en el flujo de caja presupuestado. Si estás utilizando nuestra plantilla de Excel, encontrarás un recuadro luego del cálculo de saldo final, en el que podrías registrar dicho valor en la casilla “saldo año anterior”, para visualizar cómo crece tu ahorro mes a mes.

Paso 3. Obligaciones financieras.

Las obligaciones financieras son aquellos préstamos de dinero que solicitamos para anticipar el consumo de bienes o servicios, usualmente debemos pagar un interés a cambio de este dinero. En este paso también debes registrar las comisiones por servicios bancarios, por ejemplo, las cuotas de manejo de tu tarjeta débito y/o crédito, pago por retiro, consignaciones, transferencias, entre otras.

• Realiza un listado de los diferentes tipos de comisiones y deudas que tienes vigentes. Es una buena práctica mencionar con qué persona o entidad se tiene el crédito. Ejemplo: Cuota de manejo débito – Banco ABC, Tarjeta de crédito *1723 – Banco ABC, tarjeta de crédito *8811 – Banco XY y crédito de consumo – Banco XY.
• Identifica aquellas obligaciones con cuota variable; es decir, que no pagas lo mismo cada mes. En este caso, te sugerimos revisar el comportamiento que han tenido dichos pagos en los últimos meses, para predecir qué tanto pueden variar durante el año que vas a proyectar. En caso de que, al momento de negociar el crédito te hayan entregado un plan de pagos detallado, es preferible apoyarte en este para hacer registros exactos del monto a pagar en cada periodo.
• Verifica el número de cuotas faltantes de cada obligación, para saber hasta qué fecha deberás incluirla en el flujo de caja presupuestado.

Paso 4. Impuestos y contribuciones.

Los impuestos representan los compromisos monetarios que tanto personas como empresas, tenemos que pagar a determinadas organizaciones públicas. En este paso, debemos registrar aquellos impuestos y contribuciones de los que somos responsables y que nos hacemos cargo de una forma directa; es decir, aquellos en los que tú te encargas de realizar el trámite para realizar el pago. Por ejemplo: impuesto a la renta, impuesto predial, valorización e impuesto de vehículo. Conoce aquí si “Debes declarar renta.

• Una vez tengas claro qué impuestos y contribuciones tienes a cargo, revisa muy bien la fecha de pago de cada uno de ellos. Algunos ofrecen descuento por pronto pago, que puedes aprovechar en caso de que tengas el dinero, normalmente no es un buen negocio endeudarnos para ganar esos descuentos. Tener claridad sobre la fecha te evitará sobrecostos por los intereses o sanciones por pagos extemporáneos.
• Al momento de registrar el monto que debemos cubrir guíate por el valor que históricamente has pagado. Sin embargo, es importante mantenerte informado, pues estos pueden tener variaciones representativas de un año a otro por decisión del gobierno.

Paso 5. Gastos

Los gastos son todas aquellas salidas de dinero que realizamos para que nosotros o nuestros dependientes, consuman bienes y servicios.

Existen 3 tipos de gastos:

A.      Gastos obligatorios: son aquellos en los que existe un acuerdo previamente definido en el que nos comprometimos a pagar y que difícilmente podrán ser modificados sin que esto implique cambios drásticos. Por ejemplo: el alquiler de la casa, el pago del colegio o la universidad o el pago de la empleada doméstica.

B.      Gastos necesarios: al igual que los obligatorios, son importantes, pero tienen la característica que su valor puede ajustarse con mayor facilidad pues dependen de nuestro comportamiento o elección. Por ejemplo: el mercado, el pago del agua o la luz y los asociados con el transporte.

C.      Gastos prescindibles o de disfrute: como su nombre lo dice, son aquellos que podrían no realizarse sin que esto implique alguna consecuencia grave, se asocia principalmente con los gastos de entretenimiento. Por ejemplo: las salidas a comer o los domicilios, paseos, el pago de un entrenador personalizado, suscripciones a revistas o plataformas de streaming como: Netflix, Spotify.  

• Es fácil recordar cuáles son esos grandes gastos que tenemos en nuestro día a día, los que normalmente se nos escapan son aquellos de montos más bajos o que no tienen una recurrencia definida. Para identificarlos y que no se te olvide incluirlos en el presupuesto, ponte la tarea de anotar cada día todos los gastos, (puede ser en el celular o una libreta) y realiza este ejercicio por lo menos durante un mes. No será necesario que registres cada uno de estos gastos menores en el flujo de caja, puedes agruparlos bajo el nombre "Otros", lo importante aquí es conocer el valor total que estos representan.
• En este paso no debes olvidar registrar aquellos gastos que no son recurrentes. Por ejemplo: productos de cuidado personal, los regalos que realizamos en fechas especiales, el seguro y mantenimiento del vehículo, entre otros.
• Si aún estás en la etapa de creación del fondo de emergencia, en este paso deberás registrar el aporte que periódicamente realizas para su creación, se incluye como gasto, debido a que este se conforma para anticiparnos a nuestros gastos urgentes que no pueden esperar, revisa nuestro artículo “Anticípate a los imprevistos creando tu fondo de emergencia”, para conocer más sobre este tema.

¡Hagamos cuentas!

Para comenzar, registremos un saldo inicial igual a cero para el primer periodo, súmalo con los ingresos y luego restar las salidas de dinero, tales como: ahorros, obligaciones financieras, impuestos y contribuciones y los diferentes tipos de gasto; el resultado corresponde al saldo final del primer periodo, que a su vez se convierte en el saldo inicial del segundo. Esta operación la repetimos para todos los periodos. 

 ¿Y cómo analizamos los resultados de nuestro presupuesto?

• Si en todos los periodos proyectados obtuviste saldos finales positivos, felicitaciones, estás realizando una buena administración de tu dinero. Te recomendamos dejar dichos saldos lo más cercano posible a cero, realizando un incremento en tu ahorro. 

• Si en algunos periodos del año obtuviste saldos finales negativos, pero el del último periodo proyectado es positivo. (Como ocurre en la imagen anterior, donde a marzo le sobran $60.000, luego de que enero y febrero fueron negativos) esto indica que a pesar de que los ingresos totales son suficientes para cubrir los gastos, existe un problema con los tiempos en que ocurren, por lo que debes procurar reorganizar el momento en que se planearon las salidas, esto evitará que los gastos se incrementen por la necesidad de acudir a endeudamiento para cubrir las brechas de tiempo. Inicia evaluando los tiempos de todos los gastos y luego el de los ahorros.

• Cuando se obtiene un valor negativo en el saldo final del último periodo, estamos ante un problema estructural; es decir, estás gastando más de lo que te ingresa, por tanto, la solución es entrar a evaluar una a una las entradas y salidas, con el fin de seleccionar aquellas sobre las que podrás realizar ajustes, hasta lograr que el saldo final del último periodo sea igual o mayor que cero. 

Independiente de cuál de los 3 sea tu caso, siempre existirán oportunidades para mejorar nuestros resultados financieros. Pregúntate ¿De qué manera puedes incrementar tus ingresos? ¿Qué gastos podrías disminuir, reemplazar o eliminar? ¿Cómo podría pagar las deudas más rápido? ¿Qué cambios podría hacer en mi estilo de vida para disminuir el tiempo en que alcanzo mis metas? 

Ahora que tienes el panorama completo, aprovecha para reflexionar sobre la manera cómo estás usando el dinero; y si es o no coherente con tus metas financieras. 

Aquí puedes descargar nuestra plantilla para que construyas tu presupuesto personal.

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Como ya lo sabes, en Tributi somos tus mejores aliados al momento de tomar decisiones financieras y por eso creamos este contenido para ti:

• Plantilla personalizada para simular tu presupuesto y tus finanzas personales:¡Aprende a repartir tus ingresos!

Si quieres saber más sobre inversión o tienes alguna pregunta específica sobre este tema, escríbelo en los comentarios.

Se despide Adriana ¡y nos vemos en una próxima edición!