Cada año, los empleados y personas naturales deben reportar su certificado de ingresos y retenciones del año anterior para hacer la declaración de renta.
La información del certificado debe ser absolutamente precisa en cuanto a sus ingresos y retenciones: salario, pagos por salud y pensión, por cesantías, primas y prestaciones sociales. Y por otro lado, la retención en la fuente.
Tanto las personas naturales como las empresas, deben presentar esta información de ingresos y retenciones a la DIAN para declarar renta. Al hacer esto, la DIAN corrobora que la información entregada por la empresa y la información entregada por la persona natural concuerden.
Esta misma entidad, ha puesto a disposición de todas las personas naturales y empleadores, el formulario con el número 220 para cumplir con la obligación.
Información que debe contener el certificado de ingresos y retenciones
La empresa o el empleador debe diligenciar la siguiente información para generar el certificado:
- Año gravable y ciudad donde se consignó la retención
- Apellidos y nombres del empleado
- Cédula o NIT del empleado
- Apellidos y nombres o razón social del agente retenedor
- Cédula o NIT del agente retenedor
- Dirección del agente retenedor
- Pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del empleado
- Concepto de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del empleado
- Valor de las retenciones en la fuente practicadas
- Firma del agente retenedor o pagador.
Información debe entregar el empleado sujeto de retención
- Valor total de los ingresos recibidos durante el año gravable
- Monto de los ingresos recibidos diferentes por la relación laboral, legal o reglamentaria
Presentación del certificado de ingresos y retenciones
Este formulario, extenso y detallado, y busca el detalle de los ingresos y retenciones. Cuenta con 74 renglones que deben ser diligenciados unos por el empleador y otros por el empleado.
Campos que debe completar el empleador
El empleador o la empresa, es conocido como el Retenedor. Así que los siguientes campos sobre ingresos y retenciones deben ser completados por estos:
- El período de certificación: debe ser desde la fecha de inicio de trabajado del empleado hasta la fecha que el empleado solicite. Casi siempre esta fecha es hasta el 30 de diciembre del año anterior.
- Los conceptos de los ingresos: se deben poner cada uno de los pagos realizados al empleado.
- Los conceptos de los aportes: se deben registrar los valores que el empleador pago a cada una de las entidades que vigilan los aportes.
- Retenciones: se deben especificar las retenciones practicadas al empleador.
Campos que debe completar el empleado
Esta información de ingresos y retenciones es información privada del empleado y pueden ser ingresos que correspondan a otras actividades desarrolladas independientes de la empresa.
Por otro lado, el empleado debe detallar el valor de cada uno de los bienes que tiene y las deudas que tiene.
Si el empleado está a cargo económicamente de una persona, también debe diligenciar la información frente a esta persona dependiente. En la planilla, los campos para esto son: 72, 73 y 74.
¿Si aún no tengo que declarar renta necesito un certificado de ingresos y retenciones?
El consejo práctico que desde Nominapp siempre le damos a nuestros usuarios, es que se aseguren de entregarle a sus empleados el certificado de ingresos y retenciones.
Así no tengan la obligación de presentarlo aún, este documento puede servir como un soporte de evidencia ante cualquier problema que los empleados tengan con la DIAN.
Desde Nominapp estos certificados de ingresos y retenciones se generan de forma automática y se le envían a los empleados en el momento en el que ellos lo pidan o el empleador necesite enviarlos.
¿Qué pasa si tengo errores en mi certificado?
Este certificado es un soporte obligatorio que todas las empresas y las personas naturales deben presentar a la DIAN para hacer su declaración de renta.
La DIAN, como entidad regulatoria, exige este documento para revisar la declaración y validar que tanto los datos de la empresa como los datos de la persona correspondan y sean coherentes entre sí.
La mayor cantidad de errores frente a este tema, están en la precisión de los valores de los certificados de ingresos y retenciones.
Ya sea por incumplimiento en los plazos de para presentar la declaración o ya sea por inconsistencias en los valores, la sanción mínima a las personas naturales y a las empresas, es de $356.000
La forma más simple de hacer el certificado de ingresos y retenciones
Estas son las 3 principales razones por las cuales se cometen errores generando los certificados:
- Información de nómina desactualizada o desordenada.
- Error en los pagos de nómina por hacer cálculos, digitaciones y fórmulas manuales.
- Desconocimiento de la normativa de nómina vigente y desconocimiento de la reglamentación tributaria.
Para evitar estos errores y las consecuencias que estos traen, como por ejemplo un certificado de ingresos y retenciones inválido, la UGPP (entidad regulatoria de los aportes), ha certificado a Nominapp como un software de nómina en línea con la capacidad tecnológica para realizar los cálculos de nómina y seguridad social de forma automática.
Nominapp, además de hacer la nómina con todos los valores exactos, genera informes y reportes completos y actualizados con la normativa vigente. El certificado de ingresos y retenciones es uno de los que más usan nuestros usuarios en Nominapp. Cada uno de los usuarios, puede entrar a su cuenta y generar el informe en segundos sin necesidad de ingresar fórmulas o valores.
Beneficios inmediatos al usar Nominapp
- Liquidas la nómina y la seguridad social con toda la normativa vigente y sin errores.
- Generas en segundos el certificado de ingresos y retenciones para cada uno de tus empleados con la información correcta.
- Haces el pago de los salarios a través de un archivo plano que puedes descargar en Nominapp sin necesidad de digitar valores en el banco.
- Ahorras hasta un 98% del tiempo que te toma hacer los cálculos de tu nómina.
- Tus certificados de ingresos y retenciones estarán avalados por la UGPP.
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